新加坡中小企业可利用人工智能自动化的七项会计工作

人工智能正逐步融入财务职能

越来越多新加坡企业开始采用人工智能。根据新加坡资讯通信媒体发展局（IMDA）的资料，采用人工智能的中小企业比例由2023年的4.2%上升至2024年的14.5%，而财务与会计属于企业最常应用人工智能的职能之一。

对于财务资源有限的中小企业，具备人工智能功能的会计软件可减少重复工作、识别异常交易，并更快提供信息。然而，自动化并不能取代妥善的会计记录、内部控制及人工复核。

以下是中小企业可考虑利用人工智能自动化的七项会计工作。

具备人工智能功能的软件可读取发票和收据，并提取以下资料：

系统随后可利用这些资料拟备会计分录初稿。这可减少人工输入资料，尤其适合需要处理大量供应商发票的企业。

不过，在交易入账前，仍应由人员核对供应商、金额、消费税处理及会计科目分类。企业也应设立控制程序，以识别重复发票及供应商银行账户资料的变更。

会计系统可参考以往交易，并建议新交易应如何分类。例如，系统可建议某项付款属于租金、专业费用、存货采购、维修保养、员工福利或资本性支出。

这些建议可提高处理速度，但不应在所有情况下自动接受。描述相似的交易可能具有不同的会计或税务处理。例如，购买电脑可能需要列为固定资产，而不是立即全数列作费用。

具备人工智能功能的会计系统可将银行交易与发票、收据及会计记录配对，并可能标示：

财务团队因此可集中处理例外项目，而无需逐笔人工配对。不过，银行对账仍应定期由人员复核，因为无法解释的差异可能来自记录错误、未经授权的交易或缺少文件。

人工智能工具可整理客户未偿还余额，并协助企业安排收款工作的优先次序。系统可制作账龄报告、拟定付款提醒、识别经常迟付款的客户，以及估计收款日期。

自动提醒可以节省时间，但企业在发送前仍应考虑客户关系。存在争议的发票或已经同意延期的款项，可能需要由人员直接跟进。管理层也应评估长期未收回款项是否仍可收回，以及是否需要确认减值准备。

人工智能可利用过去的收款、付款和经常性支出，协助编制短期现金流预测。预测可考虑预计客户收款、供应商付款日期、薪金与公积金责任、租金、税款、贷款偿还及季节性销售模式。

这有助管理层更早发现潜在的资金短缺。不过，预测的可靠程度取决于基础资料及假设。管理层也应加入历史资料未必反映的已知事项，例如新合约、主要客户流失或计划中的资本开支。

人工智能可协助将会计资料整理为管理报告初稿，例如概述营业额、毛利、营运开支、现金、客户余额、供应商余额及预算与实际结果的变化。系统也可针对重大波动拟定问题，供管理层调查。

这些报告应被视为分析的起点。人工智能可能识别数字变化，却不了解背后的商业原因。管理层及会计人员应核实数字并作出最终解释。机密财务资料只应通过企业适当批准的系统处理。

人工智能辅助分析可检查大量交易，并标示可能需要调查的项目，包括：

被标示的交易不一定属于错误或欺诈，而是表示有关交易及其证明文件需要进一步检查。人工智能可扩大交易检查的覆盖范围，但调查及结论仍由管理层负责。

中小企业在会计流程中引入人工智能前，应考虑以下保障措施：

如涉及处理个人资料，企业也应考虑《个人资料保护法》下的责任，以及个人资料保护委员会关于在人工智能系统中使用个人资料的指引。

人工智能可协助中小企业提高资料处理效率，但不会代替企业对账目、报税及财务决策承担责任。

董事和管理层仍负责保存充分的会计记录，并复核用于商业决策的资料。收入确认、资产分类、拨备、减值、消费税及企业所得税等范畴仍需要专业判断。

较适当的做法通常是利用人工智能处理重复工作、初步分析及识别例外项目，同时对批准事项及重要判断保留实质的人工监督。

LN Corporate Services可协助企业处理簿记、管理账目、消费税申报、薪资、财务报告，以及制定适当的会计程序和内部控制。如涉及科技或其他受监管事项，将在需要时由具备适当资格或牌照的外部专业人士处理。

LN Corporate Services 可协助企业完善会计流程、管理报告，以及引入自动化时所需的内部控制。